Mitarbeiter-Bedienungsanleitung — Digitale Arbeitsanweisungen

Einleitung

Arbeitsanweisungen werden bei X-INSPIRE ausschließlich digital über das Portal bereitgestellt. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, sich regelmäßig anzumelden, neue oder geänderte Arbeitsanweisungen zu lesen und deren Kenntnisnahme zu bestätigen. Diese Anleitung erklärt, wie Sie sich registrieren, anmelden und eine Arbeitsanweisung bestätigen.

So registrieren Sie sich (einmalig)

Bei der ersten Nutzung müssen Sie ein Konto anlegen. Dazu benötigen Sie Ihre Personalnummer und eine gültige E-Mail-Adresse. Nach dem Absenden erscheint eine Hinweisseite: Die Verwaltung prüft die Angaben und schaltet den Zugang frei. Eine Bestätigung per E-Mail wird nicht versendet. Bis zur Freischaltung können Sie sich zwar bereits mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort anmelden, sehen dann aber nur diesen Hinweis. Die Arbeitsanweisungen erscheinen erst nach der Freischaltung.

So melden Sie sich an

Für jede Nutzung des Portals melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an. Auch bei Ihrer allerersten Anmeldung nach der Registrierung sowie bei jeder Anmeldung von einem Gerät oder Browser, das für Ihr Konto noch nicht bekannt ist, wird zusätzlich ein Anmeldecode abgefragt. Er kommt in der Regel per E-Mail an Ihre hinterlegte Adresse und gilt 10 Minuten. Nach der Eingabe gilt dieser Browser in der Regel 90 Tage als bekannt. Nach der Anmeldung sehen Sie eine Übersicht aller Arbeitsanweisungen, die für Sie hinterlegt sind, sowie eine gesonderte Kennzeichnung derjenigen, die noch nicht bestätigt sind.

So lesen und bestätigen Sie eine Arbeitsanweisung

Öffnen Sie eine Arbeitsanweisung aus der Übersicht, lesen Sie den vollständigen Inhalt und bestätigen Sie anschließend, dass Sie den Inhalt zur Kenntnis genommen und verstanden haben. Ihre Bestätigung wird mit Datum, Uhrzeit und Ihrer Person gespeichert und dient als Nachweis.

Fristen und Erinnerungen

Automatische Erinnerungen sind derzeit nicht eingeschaltet. Sobald sie eingeschaltet sind, gilt: Wird eine Arbeitsanweisung nicht innerhalb von 7 Tagen bestätigt, erhalten Sie eine Erinnerung per E-Mail. Bleibt die Bestätigung auch nach 14 Tagen aus, geht zusätzlich eine Sammelmeldung an die Betriebsleitung, die Schichtleitung und deren Stellvertretung, damit die Bestätigung gezielt angestoßen werden kann.

Schritt für Schritt

Registrierung (einmalig)

1. Portal-Adresse im Browser aufrufen: [PORTAL-ADRESSE FOLGT]
2. „Registrieren“ wählen.
3. Vorname, Nachname und Personalnummer eingeben.
4. E-Mail-Adresse eingeben, Passwort festlegen und wiederholen.
5. Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweis lesen und durch Ankreuzen des Kästchens bestätigen.
6. Registrierung abschließen. Sie werden auf eine Hinweisseite zur Freischaltung weitergeleitet.

Anmeldung

1. Portal-Adresse im Browser aufrufen: [PORTAL-ADRESSE FOLGT]
2. E-Mail-Adresse und Passwort eingeben.
3. Auf „Anmelden“ klicken.
4. Erscheint die Seite „Anmeldecode eingeben“ (dies gilt insbesondere bei Ihrer ersten Anmeldung), den Code — in der Regel per E-Mail an Ihre hinterlegte Adresse — eintragen und bestätigen. Der Code gilt 10 Minuten. Kommt keine E-Mail an, bitte auch den Spam-Ordner prüfen.

Arbeitsanweisung bestätigen

1. In der Übersicht die als „offen“ gekennzeichnete Arbeitsanweisung auswählen.
2. Inhalt vollständig lesen.
3. Am Ende der Seite die Kenntnisnahme bestätigen.
4. Die Bestätigung erscheint danach in Ihrer Übersicht als erledigt.