Nutzungsbedingungen für das X-INSPIRE digitale Arbeitsanweisung der X-INSPIRE Services GmbH

1. Geltungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen regeln die Nutzung des internen Online-Portals „X-INSPIRE digitale Arbeitsanweisung" der X-INSPIRE Services GmbH, Am Sandtorkai 77, 20457 Hamburg. Das Portal dient dazu, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aktuelle Arbeitsanweisungen bereitzustellen und deren Kenntnisnahme nachvollziehbar zu dokumentieren. Mit der Registrierung, spätestens mit der erstmaligen Anmeldung, erkennt die nutzende Person diese Bedingungen an.

Die Anerkennung bezieht sich auf die Regeln für die Nutzung des Portals. Sie ist keine Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten; zur Grundlage der Datenverarbeitung siehe Ziffer 8.

2. Zweck des Portals

Das Portal stellt betriebliche Arbeitsanweisungen bereit und ermöglicht eine ausdrückliche Bestätigung der Kenntnisnahme. Diese Bestätigungen dienen als Nachweis im Rahmen betrieblicher und behördlicher Anforderungen (u. a. ISAGO-Standards).

3. Zugang zum Portal

3.1 Der Zugang ist ausschließlich Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von X-INSPIRE vorbehalten, die hierzu freigeschaltet wurden.

3.2 Die Anmeldung erfolgt mit der bei der Registrierung angegebenen E-Mail-Adresse und einem selbst gewählten Passwort.

3.3 Bei der erstmaligen Nutzung sind Vorname, Nachname und Personalnummer wahrheitsgemäß anzugeben.

3.4 X-INSPIRE kann den Zugang sperren, insbesondere bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, Verstoß gegen diese Bedingungen oder Missbrauchsverdacht.

4. Pflichten der Nutzerinnen und Nutzer

• Die Zugangsdaten sind geheim zu halten und nicht an Dritte weiterzugeben.
• An gemeinsam genutzten Geräten ist nach der Nutzung ordnungsgemäß abzumelden.
• Bei Verdacht auf Missbrauch des eigenen Zugangs ist unverzüglich zu informieren.
• Eine Kenntnisnahme ist nur zu bestätigen, wenn die Arbeitsanweisung tatsächlich gelesen und verstanden wurde.
• Die Nutzung ist ausschließlich zu betrieblichen Zwecken gestattet.

5. Inhalte des Portals

Die im Portal bereitgestellten Inhalte sind ausschließlich für den internen Gebrauch bestimmt. Eine Weitergabe an Dritte ist ohne vorherige Zustimmung von X-INSPIRE nicht gestattet.

6. Bestätigungsnachweis und Aufbewahrung

Bestätigungen werden nachvollziehbar mit Name, Fassung der Arbeitsanweisung und Zeitpunkt festgehalten.

Für die Aufbewahrung gilt folgende Regel: Die personenbezogenen Bestätigungsdaten werden bis zwölf Monate nach dem Zeitpunkt aufbewahrt, zu dem die jeweilige Fassung nicht mehr galt. Danach wird der Personenbezug entfernt (Anonymisierung); erhalten bleibt nur, dass eine Fassung bestätigt wurde, nicht mehr von wem und wann. Bis dahin kann jede Person ihre eigenen Bestätigungen im Portal einsehen.

7. Erinnerungen und Eskalation

7.1 Hat eine Person eine für sie geltende Arbeitsanweisung sieben Tage nach Beginn der Bestätigungsfrist noch nicht bestätigt, erhält sie automatisch eine Erinnerung per E-Mail. Die Frist beginnt mit dem spätesten der folgenden Zeitpunkte: Gültigkeitsbeginn und Freigabe der Fassung, Freischaltung des Zugangs, Aufhebung einer Sperre, Zuordnung zu dem Bereich, für den die Arbeitsanweisung gilt.

7.2 Nach vierzehn Tagen ohne Bestätigung erhält die Person eine zweite Erinnerung. Zusätzlich geht eine Sammelmeldung an den Verteiler der Schichtverantwortlichen und der Betriebsleitung, damit die Bestätigung gezielt angestoßen werden kann. Jede Person wird je Arbeitsanweisung nur einmal in der Sammelmeldung genannt.

7.3 Die Sammelmeldung enthält ausschließlich, wer welche Arbeitsanweisung noch nicht bestätigt hat: Name der Person sowie Nummer, Titel und Gültigkeitsbeginn der Arbeitsanweisung. Sie enthält keine Personalnummer und keine E-Mail-Adresse. Sie dient allein der Sicherstellung der Kenntnisnahme. Eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle findet nicht statt.

7.4 Erinnerungen und Sammelmeldung werden nur versandt, solange die Erinnerungsfunktion eingeschaltet ist.

8. Datenschutz

8.1 Grundlage der Verarbeitung. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Portal erfolgt zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und zur Erfüllung betrieblicher und behördlicher Nachweispflichten. Sie beruht nicht auf einer Einwilligung.

8.2 Verarbeitete Daten.

• Personalstamm: Vorname, Nachname und Personalnummer der Beschäftigten, wie sie für den Abgleich bei der Registrierung eingespielt werden.
• Zugangskonto: Vorname, Nachname, Personalnummer, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hashwert), Kontostatus, Zeitpunkte von Registrierung und Freischaltung, Zeitpunkt der letzten Anmeldung.
• Rollen im Portal samt Historie: vergebene Rolle, Zeitraum, bei Befristung der Grund, wer sie vergeben und wer sie beendet hat.
• Bereichszuweisung samt Historie: zugewiesener Bereich, seit wann und bis wann, wer die Zuweisung vorgenommen und wer sie beendet hat.
• Bestätigungen: Person, bestätigte Fassung, Zeitpunkt, Prüfwert des bestätigten Textes.
• Erinnerungen: Vermerk, welche Erinnerungsstufe zu welcher Arbeitsanweisung wann versandt wurde.
• Rückfragen, nur wenn die Person eine stellt: fragende Person, betroffene Fassung, Fragetext und Zeitpunkt; Status, wer sie bearbeitet und wer sie wann beantwortet hat, Antworttext; Vermerke über die dazu versandten E-Mails. Im Protokoll der Verwaltungsvorgänge stehen Übernahme, Rückgabe, Beantwortung und Erinnerung ohne Frage- und Antworttext.
• Anmeldung und Sicherheit: laufende Sitzungen (Beginn, letzte Aktivität), bekannte Geräte (als Hashwert, mit Zeitpunkt der Einrichtung und der letzten Nutzung), Anmeldecodes und Notzugangscodes (nur als Hashwert), fehlgeschlagene Anmeldeversuche (je E-Mail-Adresse nur als Hashwert).
• Push-Benachrichtigungen, nur wenn die Person sie einschaltet: die vom Browser vergebene Zustelladresse und die zugehörigen Schlüssel.
• Protokoll der Verwaltungsvorgänge: Zeitpunkt, handelnde Person, betroffenes Konto und Art des Vorgangs, etwa Registrierung, Freischaltung, Ablehnung samt Begründung, Sperre und Entsperrung, Zurücksetzen des Passworts, Rollenänderung, Änderung der E-Mail-Adresse (mit bisheriger und neuer Adresse), Entfernen eines Geräts, Vertretungen und Import des Personalstamms.
• Bei redaktionellen und freigebenden Tätigkeiten: wer eine Arbeitsanweisung oder Dienstinformation angelegt, geändert, freigegeben oder zurückgezogen hat; bei der Freigabe Name, Funktion und Datum der Unterschrift.

IP-Adressen und Browserkennungen werden nicht gespeichert. Das Lesen einer Arbeitsanweisung wird nicht protokolliert, nur ihre Bestätigung.

8.3 Zweck der Bereichszuweisung. Die Zuweisung zu einem Bereich dient dazu, dass jede Person genau die Arbeitsanweisungen ihres Bereichs erhält.

8.4 Empfänger. Den Bestätigungsstand je Arbeitsanweisung (Name, Personalnummer, Zeitpunkt der Bestätigung) sehen im Portal nur Personen mit einer Rolle, die zur Auswertung berechtigt. Schichtverantwortliche und Betriebsleitung erhalten nach vierzehn Tagen die Sammelmeldung nach Ziffer 7. Der Versand von E-Mails (Anmeldecodes, Erinnerungen, Sammelmeldung) erfolgt über den E-Mail-Dienst von Microsoft; dabei werden die Empfängeradresse und der Inhalt der Nachricht übermittelt, bei Erinnerungen und Sammelmeldung einschließlich der Namen. Push-Benachrichtigungen werden verschlüsselt über den Push-Dienst des jeweiligen Browserherstellers zugestellt.

Rückfragen mit Namen und Text sehen im Portal nur die Betriebs- und Schichtleitung, die sie beantwortet, sowie die Geschäftsführung (nur lesend). Die fragende Person sieht ihre eigenen Rückfragen und die Antworten, nicht aber, wer sie bearbeitet. Die E-Mails zu Rückfragen an den Verteiler der Betriebs- und Schichtleitung und an die fragende Person enthalten weder Namen noch Frage- oder Antworttext, nur Dokumentnummer, Titel, Zeitpunkt und einen Link in das Portal.

8.5 Speicherdauer.

• Bestätigungen: nach der Regel in Ziffer 6.
• Erinnerungsvermerke: bis die Arbeitsanweisung bestätigt ist oder die Fassung nicht mehr gilt.
• Rückfragen: zwölf Monate nach der Antwort werden sie mit Frage- und Antworttext gelöscht. Die Einträge im Protokoll der Verwaltungsvorgänge bleiben ohne Text bestehen.
• Sitzungen (höchstens sieben Tage gültig), bekannte Geräte (höchstens 90 Tage gültig), Anmelde- und Notzugangscodes sowie fehlgeschlagene Anmeldeversuche: nur so lange, wie sie wirksam sind. Abgelaufene Einträge werden beim nächsten Start der Anwendung gelöscht; die Zählung fehlgeschlagener Anmeldeversuche endet außerdem mit der nächsten erfolgreichen Anmeldung.
• Zugangskonto, Personalstamm, Rollen- und Bereichshistorie, Protokoll der Verwaltungsvorgänge: drei Jahre nach dem Ende der jeweiligen Rolle beziehungsweise des Beschäftigungsverhältnisses. Die Frist orientiert sich an der regelmäßigen Verjährungsfrist des § 195 BGB. Die technische Umsetzung der automatisierten Löschung befindet sich in Vorbereitung.

8.6 Rechte der betroffenen Personen. Jede Person hat das Recht auf Auskunft über die zu ihr gespeicherten Daten, auf Berichtigung, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch gegen die Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit, jeweils im gesetzlich vorgesehenen Umfang. Außerdem besteht das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

8.7 Kontakt. Anfragen zu diesen Rechten richten Sie bitte an: arbeitsanweisung@x-inspire.de.

8.8 Die allgemeine Datenschutzerklärung ist abrufbar unter www.x-inspire.de/datenschutz.

9. Haftung

Für Schäden, die aus einer nicht bestimmungsgemäßen Nutzung des Portals entstehen, wird nicht gehaftet. Die Haftung für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für die Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit bleibt unberührt.

10. Änderungen

X-INSPIRE kann diese Nutzungsbedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern. Über Änderungen wird im Portal informiert.

11. Sonstiges

Sollte eine Bestimmung dieser Nutzungsbedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Weitere Angaben finden sich im Impressum.