Datenschutzhinweis — Arbeitsanweisungen-Portal der X-INSPIRE Services GmbH

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

X-INSPIRE Services GmbH
Am Sandtorkai 77
20457 Hamburg

Für Fragen zum Datenschutz im Zusammenhang mit diesem Portal wenden Sie sich an die Betriebsleitung Administrativ und Operativ unter arbeitsanweisung@x-inspire.de.

2. Gegenstand und Zweck der Verarbeitung

Das Portal dient der digitalen Bereitstellung betrieblicher Arbeitsanweisungen sowie dem Nachweis, dass Beschäftigte diese zur Kenntnis genommen haben. Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Verwaltung von Arbeitsanweisungen
• Nachvollziehbare Dokumentation der Kenntnisnahme, unter anderem zum Nachweis im Rahmen betrieblicher und behördlicher Anforderungen (u. a. ISAGO-Standards)
• Bearbeitung von Rückfragen zu Arbeitsanweisungen über die dafür vorgesehene Funktion
• Information über aktuelle Dienstinformationen

3. Kategorien verarbeiteter Daten

• Stammdaten: Vorname, Nachname, Personalnummer, E-Mail-Adresse
• Zugangsdaten: Passwort (verschlüsselt gespeichert)
• Nutzungsdaten: Anmeldezeitpunkt, Bestätigung einer Arbeitsanweisung (welche Fassung, durch wen, wann)
• Bereichszuweisung (Vorfeld, GA, Cleaning, Vorfeld/GA, oder bereichsübergreifend)
• Inhalte von Rückfragen, sofern die Rückfrage-Funktion genutzt wird

4. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage arbeitsvertraglicher und betrieblicher Pflichten sowie im berechtigten Interesse des Verantwortlichen an einem auditfesten Nachweis der Kenntnisnahme betrieblicher Anweisungen (Art. 6 Abs. 1 DSGVO). Eine weitergehende Zuordnung zu einer einzelnen Variante von Art. 6 Abs. 1 DSGVO wird nicht angestrebt (Entscheidung vom 21.09.2026).

Auf derselben Grundlage erfolgen die weiteren Verarbeitungen, die der Betrieb des Portals erfordert: die Anmeldung und ihre Absicherung — laufende Sitzungen, bekannte Geräte, Anmelde- und Notzugangscodes sowie fehlgeschlagene Anmeldeversuche —, das Protokoll der Verwaltungsvorgänge sowie der Versand von E-Mails über den E-Mail-Dienst von Microsoft, bei dem Empfängeradresse und Inhalt der Nachricht übermittelt werden. Dazu gehört die Sammelmeldung an den Verteiler der Schichtverantwortlichen und der Betriebsleitung; sie nennt die Namen der Personen, die eine Arbeitsanweisung noch nicht bestätigt haben. Push-Benachrichtigungen werden nur verarbeitet, wenn die Person sie einschaltet; sie werden verschlüsselt über den Push-Dienst des jeweiligen Browserherstellers zugestellt.

5. Empfänger und Zugriffsberechtigte

Zugriff auf Ihre Daten im Portal erhalten ausschließlich folgende Personen im Rahmen ihrer jeweiligen Rolle:

• Redaktion/Freigabe (Betriebsleitung Administrativ und Operativ, dauerhaft; Schichtleitung/Stellvertretung, befristet als Vertretung): Zugriff auf Bestätigungsstatus und Kontenliste im Rahmen der Freigabetätigkeit
• Geschäftsführung (2 Personen): ausschließlich lesender Zugriff auf die Auswertung, wer eine Arbeitsanweisung bestätigt hat
• Systemverwaltung (admin-Rolle): technischer Vollzugriff im Rahmen der Administration, u. a. für Kontoverwaltung und Passwort-Zurücksetzung.
• Empfängerkreis der Rückfrage-Funktion: feste Gruppe aus Betriebsleitung, Schichtleitung und Stellvertretung, sofern Sie eine Rückfrage stellen

Eine Weitergabe an Dritte außerhalb der X-INSPIRE Services GmbH erfolgt nicht, mit Ausnahme technischer Dienstleister, die im Auftrag und unter vertraglicher Bindung (Auftragsverarbeitung) tätig sind.

6. Speicherdauer

Bestätigungen bleiben gespeichert, solange die zugehörige Fassung einer Arbeitsanweisung gültig ist. Wird eine Fassung ersetzt oder zurückgezogen, wird die Bestätigung archiviert und bleibt für maximal 12 Monate einsehbar. Nach Ablauf dieser Frist werden die personenbezogenen Daten der Bestätigung gelöscht; die Arbeitsanweisung selbst bleibt als Dokument bestehen. Die technische Umsetzung der automatisierten Löschung befindet sich in Vorbereitung.

Stammdaten und Zugangskonto, die Rollen- und Bereichshistorie sowie das Protokoll der Verwaltungsvorgänge werden drei Jahre nach dem Ende der jeweiligen Rolle beziehungsweise des Beschäftigungsverhältnisses gelöscht. Die Frist orientiert sich an der regelmäßigen Verjährungsfrist des § 195 BGB. Auch hier befindet sich die technische Umsetzung der automatisierten Löschung in Vorbereitung.

7. Klarstellung zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle

Die im Portal sichtbare Übersicht offener oder ausstehender Bestätigungen dient ausschließlich der Sicherstellung, dass alle Beschäftigten die für sie relevanten Arbeitsanweisungen zur Kenntnis genommen haben. Sie ist nicht als Instrument der individuellen Leistungs- oder Verhaltenskontrolle bestimmt.

Die Erinnerungsfunktion dient ausschließlich der Sicherstellung, dass jede geänderte oder neue Arbeitsanweisung von den betroffenen Mitarbeitenden vor Dienstbeginn zur Kenntnis genommen wird — im Interesse einer sicheren und qualitativ einwandfreien Abfertigung (Vorfeld, Gepäckabfertigung, Cleaning). Sie ist ausdrücklich keine individuelle Leistungs- oder Verhaltenskontrolle.

8. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung, soweit keine gesetzliche oder betriebliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde

Anfragen zu diesen Rechten richten Sie bitte an: arbeitsanweisung@x-inspire.de.

9. Verweis auf die allgemeine Datenschutzerklärung

Ergänzend gilt die allgemeine Datenschutzerklärung der X-INSPIRE Services GmbH auf der Unternehmenswebseite, soweit sie Sachverhalte betrifft, die nicht spezifisch das Arbeitsanweisungen-Portal berühren.